Hoe het werkt
De route van één bestand.
Elke aanlevering doorloopt dezelfde vijf stappen. Scroll mee met een bestand van een leverancier en zie waar het wordt gecontroleerd, waar het terug kan gaan, en hoe het uiteindelijk klaarstaat voor je ERP of PIM.
Fout bestand: terug naar de leverancier. Goed bestand: door.
01
De leverancier levert aan in het afgesproken format
Per leverancier is vastgelegd welke gegevens worden verwacht en in welke structuur. De leverancier vult zijn bestand en hoeft niets om te bouwen: het format is samen bepaald.
02
Het bestand komt binnen via het portaal
De leverancier logt in en zet het bestand klaar. Vendarcs maakt een dossier aan met een eigen nummer, de leverancier, het tijdstip en de status. Vanaf nu is altijd terug te vinden wat er met dit bestand is gebeurd.
03
Controle bij binnenkomst, terugkoppeling naar de leverancier
Vendarcs controleert of de verwachte kolommen aanwezig zijn, of verplichte velden gevuld zijn en of verwijzingen tussen gegevens kloppen. Ontbreekt er iets, dan gaat het bestand direct terug naar de leverancier met een overzicht van wat er mist. Jouw team komt er niet aan te pas.
04
Mapping van bronveld naar doelveld
Voor deze leverancier is eenmalig ingericht welk veld uit zijn bestand naar welk veld van jouw systeem gaat, en welke bewerking daar eventueel tussen zit: een eenheid omrekenen, een code opzoeken, een tekst opschonen. Elke volgende aanlevering draait dezelfde inrichting. Wat de mapping niet kan oplossen, komt bij een gebruiker terecht om te herstellen of terug te leggen bij de leverancier.
05
Importklaar opgeleverd voor ERP of PIM
Het resultaat is een bestand in precies de structuur die je doelsysteem verwacht. Eén aanlevering kan meerdere bestanden opleveren, bijvoorbeeld artikelstam, prijzen en verpakkingen apart. Alles is terug te herleiden naar het originele dossier.
Stap 1
Eén afspraak per leverancier, daarna nooit meer discussie.
De basis van Vendarcs is een afspraak: welke gegevens levert deze leverancier aan, en in welke structuur. Dat hoeft niet jouw sjabloon te zijn. Vaak is het handiger om het bestand te nemen dat de leverancier al gebruikt, en dat als uitgangspunt vast te leggen. Vendarcs leest een voorbeeldbestand in en zet de kolommen klaar als bronvelden. Vanaf dat moment weet het portaal wat het van deze leverancier mag verwachten.
Stap 2
Een portaal in plaats van een mailbox.
Leveranciers krijgen een eigen toegang tot het portaal. Ze zien welke aanleveringen open staan, uploaden hun bestand en volgen de status. Elk bestand wordt een dossier met een uniek nummer, waarin alles wordt vastgelegd: wie het aanleverde, wanneer, wat de controle vond en wat ermee is gebeurd. Versies in mailboxen en bestanden op netwerkschijven zijn daarmee verleden tijd.
Stap 3
Wat niet klopt, komt niet verder.
Zodra een bestand binnenkomt, controleert Vendarcs het tegen de afspraak. Zijn alle verwachte kolommen aanwezig? Zijn verplichte velden gevuld? Kloppen de verwijzingen, bijvoorbeeld een artikel dat verwijst naar een verpakking die in hetzelfde bestand moet bestaan? Voldoen waarden aan het verwachte type, bereik of patroon?
Faalt de controle, dan ziet de leverancier direct wat er mist, per rij en per veld, in gewone taal. De leverancier herstelt en levert opnieuw aan. Jouw team ziet het bestand pas als het door de controle is. Wat je zelf wilt laten passeren met een waarschuwing, en wat hard moet blokkeren, bepaal je per regel.
Stap 4
Bronveld naar doelveld, eenmalig ingericht.
De mapping is het hart van Vendarcs. Per leverancier leg je vast welk veld uit zijn bestand naar welk veld van jouw outputstructuur gaat. Waar de waarden niet één op één passen, zet je een bewerking ertussen: een eenheid omrekenen, een code opzoeken in een lijst, hoofdletters normaliseren, een datum herschrijven, een standaardwaarde invullen als het veld leeg is. Je ziet direct aan een voorbeeldrij wat eruit komt.
Eenmaal ingericht draait de mapping bij elke volgende aanlevering opnieuw. Loopt de verwerking ergens vast, dan verschijnt dat als een issue bij een gebruiker van Vendarcs. Die herstelt het in het portaal, past de mapping aan, of legt het terug bij de leverancier. Handmatig aanpassen van bestanden is er niet meer bij.
Stap 5
Een bestand dat je systeem meteen accepteert.
De uitkomst is een importbestand in de structuur van je ERP, PIM of een andere interne applicatie. Eén aanlevering kan meerdere bestanden opleveren, elk voor een eigen doel: artikelstam, prijzen, verpakkingen, logistieke kenmerken. De gebruiker beoordeelt de oplevering, keurt goed of wijst af, en het dossier wordt afgehandeld en gearchiveerd. Alles wat is opgeleverd, is terug te herleiden naar het originele bestand van de leverancier.
Het dossier
Elk bestand heeft één plek waar alles staat.
Van binnenkomst tot archief doorloopt een aanlevering een vaste reeks statussen. In het dossier zie je per stap wie wat deed en wanneer. Een vraag van een leverancier, een controle door een auditor of een discussie over een verkeerde prijs is daarmee in één scherm te beantwoorden.
Zien wat Vendarcs met jouw bestanden doet?
Neem twee of drie bestanden mee zoals je ze nu ontvangt. We richten samen de afspraak en de mapping in en laten zien wat eruit komt.
Of stuur een mail: info@hupsen.com