Supplier data onboarding
Leveranciersdata ontvangen zoals jij het hebben wilt.
Vendarcs is het portaal waar je leveranciers hun data aanleveren in een format dat voor jullie beide werkt. Vendarcs biedt leveranciers een eenvoudige manier van bestanden aanleveren, controleert elk bestand bij binnenkomst, legt fouten direct terug bij de leverancier en zet goedgekeurde data om naar een bestand dat je ERP of PIM zonder handwerk importeert.
Waar de tijd naartoe gaat
Allerlei bestanden per mail. En dan begint het uitzoekwerk.
Wat leveranciers aanleveren kan behoorlijk verschillen: artikelgegevens, prijslijsten, promoties, andersoortige informatie. Het patroon is overal hetzelfde. Neem artikeldata als voorbeeld.
Een retailer of groothandel met duizenden artikelen heeft honderden leveranciers die elk hun eigen artikeldata aanleveren. Nieuwe artikelen, gewijzigde specificaties, prijslijsten, verpakkingen, uitlopende assortimenten. Misschien komt een deel binnen via een datapool of een andersoortige koppeling. Maar een groot deel komt nog steeds binnen als Excel in een mailbox.
Ontvangen en opslaan
De mail komt binnen bij een categorie manager of inkoper. Het bestand wordt opgeslagen, geopend en bekeken. Is dit de laatste versie, en van welke leverancier was dit ook alweer?
Controleren en ombouwen
Kolommen vergelijken met wat het eigen systeem verwacht. Ontbrekende velden aanvullen, eenheden omrekenen, codes opzoeken. Wat niet klopt wordt ter plekke aangepast, zonder dat iemand later nog weet wat er is veranderd.
Overdragen en terug
Het omgebouwde bestand gaat naar de afdeling die de data opvoert. Die ziet alsnog fouten en stuurt het terug. Twee afdelingen, drie versies van hetzelfde bestand, en de leverancier weet van niets.
Zo zijn medewerkers die hun assortiment moeten managen een groot deel van hun week kwijt aan bestandsbeheer.
De omslag
Leg de verantwoordelijkheid voor een goede aanlevering terug bij de leverancier.
De grote (retail)bedrijven werken al jaren op één manier: de leverancier levert aan in een afgesproken structuur, het platform controleert bij binnenkomst, en wat niet klopt gaat terug naar de afzender voordat er iemand naar heeft gekeken. Vendarcs brengt die opzet naar organisaties die nu lopen te modderen met legio Excelsheets in verschillende mailboxen.
Je spreekt per leverancier af in welk format wordt aangeleverd. Dat mag het format van de leverancier zijn. De leverancier levert via het portaal aan, Vendarcs controleert direct of het bestand compleet en consistent is, en koppelt terug wat ontbreekt. De leverancier herstelt en levert opnieuw aan. Jouw team ziet alleen bestanden die door de controle zijn.
Hoe het werkt
Van aanlevering tot import in vier stappen.
Format afspreken
Per leverancier leg je vast welke gegevens je verwacht en in welke structuur. Dat kan jullie eigen sjabloon zijn of het bestand dat de leverancier al gebruikt.
Aanleveren via het portaal
De leverancier logt in en zet het bestand klaar. Geen mail, geen versies, geen zoeken. Elk bestand krijgt een eigen dossier met status en historie.
Controle bij binnenkomst
Vendarcs controleert of de verwachte kolommen aanwezig zijn, verplichte velden gevuld zijn en verwijzingen kloppen. Wat afwijkt gaat direct terug naar de leverancier.
Mappen en opleveren
Op basis van de ingerichte mapping vertaalt Vendarcs bronvelden naar de velden van je ERP of PIM, met bewerkingen waar nodig. Het resultaat is een importklaar bestand.
Wat het oplevert
Minder bestandsbeheer. Meer aandacht voor het assortiment.
Tijd terug voor de medewerkers
Categorie managers en inkopers zien alleen nog bestanden die succesvol door de controle zijn. Het ontvangen, ombouwen en heen en weer sturen verdwijnt uit hun werkweek.
Schone data in ERP en PIM
Elke import volgt dezelfde ingerichte mapping. Wat je systeem binnenkomt, is precies wat jij hebt vastgelegd dat erin hoort, ongeacht welke leverancier het aanleverde.
Eén spoor van bron tot doel
Per bestand is zichtbaar wie het aanleverde, wat de controle vond, welke mapping is toegepast en wat er is opgeleverd. Vragen achteraf zijn in één dossier te beantwoorden.
Voor wie
Voor organisaties met veel leveranciers en een assortiment dat nooit stilstaat.
Vendarcs is gemaakt voor retailers, groothandels en distributeurs die artikeldata ontvangen van honderden tot duizenden leveranciers. Organisaties waar wekelijks nieuwe artikelen, gewijzigde prijzen en aangepaste verpakkingen binnenkomen, en waar een datapool of koppeling maar een deel van die stroom dekt.
Herken je dit? Bekijk voor wie Vendarcs is gemaakt →In je landschap
Geen vervanging van je PIM of datapool. De stap ervoor.
Vendarcs beheert geen productdata en publiceert niets naar kanalen. Het regelt de instroom: van leverancier naar het systeem waar je de data beheert. Dat kan een ERP zijn, een PIM, of allebei.
Ontvang je een deel van je data al via een datapool of een rechtstreekse koppeling, dan blijft dat zo. Vendarcs vangt op wat daar niet doorheen komt: de leveranciers die nog met bestanden werken, en de gegevens die de datapool niet meeneemt, zoals prijsafspraken, promoties of interne kenmerken.
Zo ziet het eruit
Eén werkplek voor alles wat binnenkomt.
Een dashboard met wat er deze week is ontvangen, wat wacht op de leverancier en wat klaarstaat voor import. Per bestand een dossier met controle, mapping en oplevering. Per leverancier een vaste inrichting die bij elke aanlevering opnieuw draait.
Neem een paar leveranciersbestanden mee.
We plannen dertig minuten. Je laat zien wat je nu binnenkrijgt, wij laten zien wat Vendarcs ermee doet: controle, terugkoppeling, mapping en het bestand dat eruit komt.
Of stuur een mail: info@hupsen.com